Ursprünglich (50er Jahre in Deutschland) handelte es ich beim Pfarrbrief um einen „Pfarrer-Brief“. Das Zweite Vatikanische Konzil und die Gründung der Pfarrgemeinderäte brachte eine Strukturänderung in das Pfarrleben.
Der Pfarrbrief, inzwischen ein Element der Öffentlichkeitsarbeit (und der Seelsorge) in der Pfarrgemeinde, kann wohl als eines der wichtigsten Medien christlicher Kleinpublizistik bezeichnet werden.
Da keine Pfarrgemeinde mit einer anderen identisch ist, kann auch die Gestaltung des Pfarrbriefes nicht einheitlich sein, sondern muss den lokalen Gegebenheiten angepasst werden.
Der Pfarrbrief enthält Informationen, Berichte aus dem pfarrlichen Leben, Themen, die die Menschen von heute ansprechen, Verkündigung, Service, Humor und Unterhaltung. Damit ist er mehr als nur eine Information über Gottesdienste und Veranstaltungshinweise, weshalb sein Umfang auch größer als der Verkündzettel mit der wöchentlichen Gottesdienstordnung ist. Unverzichtbar für den Pfarrbrief ist sein regelmäßiges Erscheinen (zwei- bis zwölfmal jährlich).
Kinder und Jugendliche sollen in gleichem Maße als Leser gewonnen werden wie auch junge Familien oder Senioren. Nur in der Vielfalt stellt ein Pfarrbrief eine Plattform für Information, Verkündigung und Kommunikation der ganzen Gemeinde dar.
Natürlich ersetzt der Pfarrbrief nicht den Hausbesuch, doch kann dieses Medium eine zusätzliche Hilfe zur Verbundenheit von Pfarrer und Pfarrgemeinde darstellen. Zudem führt die missionarische Dimension des Pfarrbriefes in den Redaktionen auch Laien und Priester zusammen, die sich ihrer gemeinsamen Verantwortung bewusst sind.